راهاندازی سامانه خرید متمرکز در دانشگاه بیرجند؛ گامی نو برای شفافیت و تحول دیجیتال
به گزارش روابط عمومی و اطلاعرسانی دانشگاه بیرجند، سامانه خرید یکپارچه دانشگاه از روز یکشنبه 16 آذر 1404 با موفقیت راهاندازی و بهرهبرداری شد. این سامانه با هدف ساماندهی فرآیندهای خرید، افزایش شفافیت، ثبت و پیگیری آسان درخواستها و ایجاد هماهنگی بیشتر میان واحدهای مختلف دانشگاه طراحی و پیادهسازی شده است.
با راه اندازی این سامانه الکترونیکی از این پس تمامی واحدها باید ثبت درخواست خرید، پیگیری وضعیت سفارشها و مشاهده سوابق را به صورت کاملاً متمرکز از طریق این سامانه انجام دهند. راهنمای استفاده و دیگر اطلاعات ضروری نیز در بخش آموزش سامانه قرار داده شده است.
کاربران و سطح دسترسیها
ساختار سامانه بهگونهای طراحی شده که هریک از کاربران، از کارشناسان واحدها تا رئیس دانشگاه بر مبنای سطح دسترسی خود از امکانات استفاده کنند. این گروهها شامل کارشناسان واحدها، مدیران، کارپردازان، مدیر اداری، رؤسای دانشکدهها، مدیر برنامه و بودجه و رئیس دانشگاه هستند. تمامی کاربران امکان ثبت مستقیم درخواست خرید را دارند.
شفافیت و حذف فرآیندهای کاغذی
سامانه خرید متمرکز با هدف حذف کامل فرمها و مکاتبات کاغذی، تسهیل پیگیری درخواستها و نظارت دقیق بر مسیر خرید راهاندازی شده است. در این سامانه تمامی مراحل تأیید، خرید و تحویل کالا مطابق چارت سازمانی بهصورت دیجیتال انجام میشود و تاریخچه مراحل برای همه افراد دخیل قابل مشاهده است.
گردش کار دهمرحلهای خرید
فرآیند خرید در سامانه از ثبت اولیه درخواست توسط متقاضی آغاز میشود و تا تحویل نهایی کالا توسط انبار ادامه مییابد. این مسیر شامل تأییدهای کارشناسی و مدیریتی، بررسی موجودی انبار، تأمین اعتبار، انتخاب کارپرداز، خرید، ثبت فاکتور و در نهایت صدور قبض انبار است.
پیگیری برخط و تاریخچه شفاف
یکی از ویژگیهای کلیدی سامانه، امکان مشاهده تاریخچه کامل گردش کار است. تمام کاربران در هر مرحله میتوانند مسیر طیشده درخواست را مشاهده کنند؛ قابلیتی که به گفته مسئولان دانشگاه، شفافیت فرآیند خرید را بهطور چشمگیری افزایش داده است.
با راهاندازی سامانه خرید متمرکز، دانشگاه بیرجند گامی عملی در مسیر تحول دیجیتال و ارتقای کیفیت مدیریت مالی و اداری برداشته و انتظار میرود این سامانه الگویی برای سایر مراکز آموزشی کشور نیز باشد.
نظر شما :